Các bước lập bảng tiêu chuẩn công việc

Việc lập bảng tiêu chuẩn công việc sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn nhân viên phù hợp với vị trí, công việc một cách hiệu quả. Nhân viên dễ dàng thực hiện công việc với mục tiêu rõ ràng, chính xác. Vậy các bước lập bảng tiêu chuẩn công việc bao gồm những gì? Cùng CoDx tùm hiểu qua bài viết sau:

I. Các bước cơ bản lập bảng tiêu chuẩn công việc

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu của vị trí công việc là gì?

Ở bước đầu tiên trong lập bảng tiêu chuẩn công việc bạn phải xác định rõ mục tiêu của vị trí hướng đến. Hãy tự đặt câu hỏi rằng, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc này áp dụng cho vị trí nào?. Mục tiêu hướng đến của vị trí đó là gì?

Điều cần thiết của bản tiêu chuẩn công việc chính là mục tiêu được vạch ra

Đối với từng vị trí sẽ có bản yêu cầu công việc khác nhau. Ví dụ bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của trưởng phòng nhân sự sẽ khác với bản tiêu chuẩn công việc của nhân viên….

Ở vị trí của trưởng phòng thì sẽ bao gồm các điều như chính sách nhân sự, họ theo dõi thế nào. Và từ đó hướng đến mục đích, mục tiêu của vị trí là đảm bảo nguồn lực cho công ty. Vị trí này phải đảm bảo rằng, nguồn nhân lực được vào công ty đảm bảo đúng yêu cầu công việc.

Còn đối với vị trí nhân viên thì phải thỏa mãn các tiêu chuẩn thực hiện công việc như năng lực, thái độ….Chính vì thế, hãy xác định kĩ xem mục tiêu của vị trí đang lập bản tiêu chuẩn công việc là gì?

>>> Xem thêm: Chuyển đổi số doanh nghiệp dễ dàng với CoDX

Bước 2: Vạch rõ trong bản tiêu chuẩn công việc về chức năng cũng như nhiệm vụ của vị trí đó

Mỗi một vị trí trong bảng tiêu chuẩn công việc phải được vạch rõ về chức năng, nhiệm vụ. Bạn biết đấy, mỗi một vị trí sẽ có chức năng cũng như nhiệm vụ riêng. Cụ thể về chức năng cũng như nhiệm vụ cần phải được sắp xếp thật cẩn thận. Phải sắp xếp nó theo trình tự nào cần thực hiện. Và bạn cũng nên nhớ rằng, phải diễn tả nó thật ngắn ngọn và rõ ràng nhât nhé.

Ví dụ bản mô tả công việc có sự liệt kê rất nhiều chức năng nhiệm vụ sẽ làm cho rối loại, rườm rà. Và khi nhìn vào bản yêu cầu công việc này, người ta sẽ cảm thấy rất nản. Không nhìn rõ các yêu cầu cũng như tính chất công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc này cũng không bộc lộ được hết các nhiệm vụ sẽ phát sinh sau đó.

Các nhiệm vụ đứng riêng lẻ hoặc theo nhóm sẽ cần thiết phải làm rõ bằng bản tiêu chuẩn công việc mẫu. Đây là cơ sở thực sự quan trọng để bạn có thể quản lý tốt cho việc thực hiện công việc của người quản lý. Hơn nữa nó cũng dễ dàng cho các nhân viên trong thực hiện công việc như thế nào.

>>> Xem thêm: Mạng xã hội doanh nghiệp là gì?

Bước 3: Xác định quyền, trách nhiệm và tiêu chuẩn về năng lực thế nào?

Bản tiêu chuẩn công việc của nhân viên hay của trưởng phòng nhân sự đều phải vạch rõ điều này.

Quyền hạn và trách nhiệm phải đúng với mỗi một vị trí khi bạn lập bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Mỗi một cá nhân sẽ phải chủ động trong việc thực hiện những điều mà mình được giao. Đồng thời cũng sẽ chịu trách nhiệm trước những điều mà họ đã làm. Song song với đó là được hưởng những điều xứng đáng, tương ứng. Và cũng có quyền sử dụng những yếu tố liên quan đến công việc của họ.

>>> Quản lý quy trình doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm CoDX

II. Lưu ý khi lập bản tiêu chuẩn công việc

Thứ nhất là tránh những điều chung chung không rõ ràng. Khi lập bảng tiêu chuẩn công việc bạn phải vạch rõ những điều mà chúng tôi đã đề cập trên. Cân nhắc thật rõ ràng về những quyền lợi của nhân viên, của người lao động. Đừng miêu tả nó một cách chung chung. Ví dụ như miêu tả về công việc của nhân viên video. Bạn phải ghi rõ rằng là người hỗ trợ khách hàng trong việc chọn lựa phim và chia sẻ, tư vấn cho họ về thể loại phim…. Bạn cần ghi rõ như thế thì nhân viên sẽ xác định được việc họ cần là gì…

Đừng chủ quan khi lập bản tiêu chuẩn công việc

Thứ hai đó là đặt lên trên các thứ tự ưu tiên. Khi bạn đã tạo nên một bản tiêu chuẩn công việc thì hãy tạo ra trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của nó. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên 1 đến 2 đến 10 nhé! Như vậy, hiệu quả công việc tạo ra sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Trên đây là các thông tin về bản tiêu chuẩn công việc. Hi vọng rằng những thông tin này thực sự giúp bạn có được bản tiêu chuẩn thực hiện công việc hoàn chỉnh hơn nhé!